En fonction de notre relation avec vous, nous pouvons collecter les types de données suivantes, accompagnés si possible de la date de leur enregistrement ou de leur modification :

Informations générales :

• Nom, prénom, sexe, langue, date de naissance, …
• Adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email
• Numéro de compte
• Si vous êtes un professionnel : Les coordonnées de votre société (forme juridique, dénomination, adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email, votre numéro de TVA et d’entreprise, données relatives à la flotte,…)
• etc

Informations liées à votre véhicule :

• La marque/modèle dans lesquels vous roulez, la marque/modèle qui vous intéressent
• Les informations relatives à l’administration de vos achats de produits et/ou services, qu’il s’agisse d’un achat, d’une réparation, d’un entretien ou d’autres service ou produit (telles que définition du produit ou service, prix, livraison,…), n° de châssis, date de commande, n° de plaque, kilométrage…
• Données liées à l’utilisation, le fonctionnement, l’état et les performances de votre véhicule. collectées à l’occasion d’un entretien, diagnostic de réparation…
• Votre historique client, …
• Informations comptables
• etc

Informations supplémentaires que vous nous communiquez volontairement et sans obligation de votre part

• Les informations pertinentes pour une communication marketing personnalisée : composition familiale, hobbies, …
• etc

Informations provenant de tiers

Nous pouvons collecter ou compléter vos données avec des informations provenant de tiers tels que Volvo Cars Belux SA, plateforme de réseaux sociaux, entreprises tierces.

Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande

Dans ce cas, les données sont notamment traitées en vue de :

• La création, l’acceptation et le suivi de votre commande (y compris dans le cadre d’un test drive), la gestion générale de la clientèle, le service après-vente, les garanties et le recouvrement, …
• Pour vous informer de mises à jour ou modifications concernant nos produits et services, y compris, de façon non limitative, les modifications de nos conditions générales et politiques ;
• Dans le cadre de l’organisation, la co-organisation ou le sponsoring d’événements
• L’entretien, le diagnostic, le dépannage et les réparations de votre véhicule ;
• A des fins comptables et fiscales (y compris dans le cadre de de la cession de créances à un tiers) ;
• Afin de lutter contre les fraudes éventuelles, les délits et les infractions éventuelles et assurer la gestion des litiges et procédures juridiques éventuelles.

 Vous avez consenti au traitement de vos données pour une ou plusieurs finalités spécifiques

Dans ce cas, les données sont notamment traitées en vue de :

• Traiter chacune de vos demandes spécifiques (envoi de notre newsletter, de brochures, réponse à vos questions, participation à nos concours…)
• Pour nos communications de marketing
• Pour communiquer vos données à nos partenaires commerciaux identifiés, dans le cadre de services tels qu’une demande d’assurance, de prêt, de leasing,…
• Pour communiquer vos données dans le cadre de l’organisation, la co-organisation ou le sponsoring d’événements aux-co-organisateurs ou autres sponsors des événements
• Conformément à la législation, pour vous envoyer des e-mails promotionnels concernant nos produits et services sur base de votre consentement implicite si vous nous avez communiqué votre adresse e-mail dans le cadre d’un achat. Vous pouvez vous opposer à tout moment à cette utilisation (il est possible de se désabonner simplement en cliquant le lien ajouté en bas de chaque e-mail) ;

 Vous pouvez retirer votre ou vos consentements à tout moment (voir plus loin)

Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons (poursuite de notre activité économique)

Dans ce cas, les données sont notamment traitées en vue de :

• À des fins d'analyse et de profilage marketing (y compris en ligne et les réseaux sociaux et les loisirs) réalisés par nos soins et par nos fournisseurs choisis.
• Afin de centraliser, combiner et enrichir vos données, le cas échéant à l’aide d’informations utiles provenant de partenaires externes
• Afin d’améliorer nos produits ou services
• Pour l’utilisation de vos données personnelles à des fins d’analyse de marché, à des fins de gestion financière ou de reporting
• Afin de lutter contre les fraudes éventuelles, les délits et les infractions éventuelles et assurer la gestion des litiges et procédures juridiques éventuelles

 Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis

Nous sommes également soumis à des obligations légales (ex :fiscales, comptables, carpass…) imposant la conservation et la transmission de certaines données aux administrations ou autorités compétentes

Vos données peuvent être communiquées aux tiers suivants :

• A nos sous-traitants, dans le cadre de services que nous leur demandons d’effectuer pour notre compte (exemple call centers, agence de publicité, prestataires informatiques, …)
• A Volvo Car Belux, Hunderenveldlaan 10, 1082 Bruxelles; A nos éventuels ayant-droit
• A votre demande, à nos partenaires commerciaux, notamment dans le cadre d’une demande de produit financier, de garantie, de prêt, leasing ou assurance
• A certains partenaires servant d’interfaces à nos publicités tels que des réseaux sociaux, Google, et autres canaux possibles…
• si nous croyons, de bonne foi, que la divulgation est nécessaire afin de protéger vos droits, par exemple pour enquêter sur de possibles violations de nos conditions générales ou pour détecter, prévenir ou révéler une fraude ou d'autres problèmes de sécurité ;

Transfert de données en dehors de l’Espace Economique Européen

Nos sous-traitants peuvent transférer vos données en dehors de l’Espace Economique Européen (ex Etats Unis). Dans ce cas, vos données sont protégées de façon spécifique, conformément aux obligations de la règlementation vie privée.

Si vous êtes un prospect, nous conservons vos données pendant 24 mois à dater de votre dernière interaction ou à défaut, de l’enregistrement de vos données dans notre base de données

Si vous êtes client chez nous, nous conserverons vos données pendant 10 ans à dater de votre dernière visite/interaction.

Lorsque vous vous êtes abonné à notre newsletter, vos données d’abonnement sont conservées jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement.

Archivage: Vos données personnelles peuvent également être conservées plus longtemps pour d’autres finalités, par exemple pour se conformer à nos obligations légales (ex. obligations comptables et fiscales) ou pour pouvoir présenter certaines informations comme preuve juridique dans le cadre d’un litige. L’accès aux données archivées est limité.

Nous mettons tout en œuvre pour prendre les mesures de sécurité organisationnelles et techniques appropriées et nécessaires à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée, notamment afin d’éviter la perte, l’utilisation illicite ou la modification des informations que nous recueillons.

A tout moment et sans justification, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct, y compris pour l’établissement de profils publicitaires.

En vous connectant à votre page GDPR, vous pouvez afficher vos informations personnelles et éventuellement les modifier. Vous pouvez aussi activer ou désactiver facilement et individuellement les canaux de communication par lesquels vous souhaitez que nous vous contactions (e-mail, courrier, téléphone, GSM, SMS).

Pour toute autre question concernant vos données personnelles et l’utilisation de vos droits en matière de confidentialité, vous devez nous contacter par écrit. Pour exercer vos droits, nous vous demandons de nous fournir une preuve de votre identité (afin d’éviter que nous ne divulguions vos données à d’autres personnes).

Vous pouvez vous adresser à l’adresse suivante : [addresse e-mail]

Si vous nous demandez ces informations sous format électronique, sauf contre-ordre de votre part, nous vous répondrons par voie électronique également.

Conformément à la règlementation vie privée, votre demande sera traitée dans les trente jours, à partir du moment où nous sommes en possession de tous les éléments nécessaires au traitement de votre demande. Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois maximum, mais nous vous en informerons préalablement.

Vous disposez également toujours d’un recours auprès de l’Autorité de protection des Données à l’adresse Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, ou par email adressé à commission@privacycommission.be.

Nous pouvons modifier la présente politique de protection des données, par exemple dans le cadre des modifications apportées à nos produits ou services ou à la législation en vigueur. Par conséquent, il est conseillé de lire cette déclaration de confidentialité à des intervalles réguliers.